PERÚ COMPRAS y el ordenamiento de las Compras Públicas: Parte 2: Nuestra visión a largo plazo basada en evidencia

Al asumir la gestión de PERÚ COMPRAS, lo primero que hicimos fue determinar dónde estamos, para lo cual, se elaboró el estudio denominado “Modelo de Gestión para las Compras Públicas: Mapeo del Abastecimiento Público” (disponible en nuestro portal web perucompras.gob.pe).

Utilizamos una metodología creada por el International Trade Centre, denominada “Modelo de Posicionamiento del Suministro”, que tuvimos que adaptar para el sector público, mediante la cual se posicionan todos los artículos de compra de una organización (en este caso del Estado), en una matriz, a través de la utilización de 3 criterios:

1.   Riesgo u oportunidad en el suministro (que tan difícil o fácil es obtener un artículo de compra). Utilizamos un criterio combinado de número de proveedores y tamaño de proveedores, definiendo que el riesgo de nivel 6 es el límite entre fácil y difícil.

2.    Impacto del artículo en los objetivos de la organización (como impacta el artículo en el ciudadano), criterio que no utilizamos para posicionar, sino para priorizar acciones

3.    Nivel de gasto anual (cuanto presupuesto le significa al Estado cada artículo). Utilizamos la regla de Pareto para hacer la división entre relevante y no relevante.

Entonces, lo primero fue decidir a qué nivel hacer el análisis (comprendiendo que un artículo de compra es un bien o servicio), y decidimos hacerlo a nivel de "clases" de artículos, en el entendido que el mercado (el universo de artículos), se divide en segmentos, que se dividen a su vez en familias, y éstas en clases; encontrando que el Estado contrata por año 1,745 clases. Si siguiéramos atomizando, las clases se dividen en commodities y éstos a su vez en ítems. Obtuvimos la matriz general del abastecimiento público:

 Las conclusiones principales que podemos observar son las siguientes:

1.    El esfuerzo del comprador se desperdicia en la compra de artículos de rutina (más del 72% de los artículos se encuentran en este cuadrante.

2.    Si vemos la escala del precio, ésta es logarítmica, es decir, la franja entre los 10 millones y el límite horizontal, es donde debemos focalizar el trabajo de reducir el esfuerzo del comprador. Los requerimientos menores, al ser divididos entre las 3 mil entidades existentes, se suelen contratar directamente, pues el límite de contratación en el Perú es de 33,200 soles (un poco más de 10 mil dólares).

3.    Solo 130 clases (el 7.4% del total), hacen el 80% de lo contratado, es decir, tenemos que mirar con atención y focalizar el trabajo en estas 130 clases.

4.    Además, con respecto a los riesgos mayores a 6, debemos intentar reducir la criticidad de los artículos mediante la estandarización.

5.    Al obtener muy pocas clases en el cuadrante estratégico, hicimos el ejercicio para los sectores priorizados (salud, educación, transportes, vivienda, interior y se agregó defensa por sus montos contratados), detectando 80 clases que hacen el 50% de la compra pública, en una zona que hemos denominado zona de alto impacto para estandarizar.

6.    Finalmente, en la zona de commodities, debemos centrar nuestra atención en lograr el mejor precio posible.

Con estos insumos, hemos determinado la estrategia de PERÚ COMPRAS:

La zona rosada en general, la hemos denominado de libre contratación, y la zona azul, la de alto impacto en estandarización.

El Estudio, nos ha permitido determinar lo que hemos denominado la brecha inicial de la compra pública, que consiste en desarrollar:

1.    70 catálogos electrónicos de acuerdos marco, con una participación del 15%

2.    2,000 fichas técnicas para subasta inversa, con una participación del 13%

3.    500 fichas homologadas, con una participación del 20%

4.    Ejecutar donde sea oportuno, compras corporativas con una participación del 2%

La idea principal, es pasar de la compra tradicional (con papeles y personas) a la compra 100% electrónica, pasando de un control al momento de iniciar PERÚ COMPRAS sobre el 7% de la compra pública, a un control sobre el 50%, en la primera etapa.

Planificación en base a evidencia: Lo que hemos logrado, es salir del esquema de la planificación por tradición, es decir, lo que se hizo antes (el año pasado) se programa para hacerse en el futuro, versus planificar en base a evidencia, es decir, programar nuestras actividades en base a lo que realmente se necesita. Gracias al estudio, hemos podido establecer brechas, en base a las cuales se ha elaborado nuestro Plan Estratégico, que sirve a su vez como base a nuestros Planes Operativos. Adicionalmente, estamos replanteando y proponiendo el perfeccionamiento del diseño para el Programa de Presupuesto por Resultados, “Compras Públicas Eficientes”.

  

Impacto: El impacto de nuestras acciones se basa en eliminar el paradigma que dice que el Estado compra lo más barato. Creemos firmemente que los precios unitarios no son referencia para tener buenas contrataciones, sino los costos totales, en un enfoque de lograr el mejor valor por el dinero (value for money), en ese sentido, el impacto de nuestras acciones traerá:

1.   Eficiencia: Al eliminar la duplicidad de esfuerzos, y al reducir la intervención de personas de un promedio de 10 (en procedimientos clásicos) a 1 (en contrataciones electrónicas).

2.   Agilidad: Reduciendo tiempos de contratación de 115 días (47 de procedimiento), a 17, 8 y 3 de acuerdo a la herramienta utilizada.

3.     Modernidad: Al pasar de compras tradicionales con papeles y personas a una compra 100% electrónica.

4.   Un mercado predictivo: Al estandarizar las características de los artículos a través de fichas, ya sean técnicas para subasta inversa u homologadas.

5.   Una lucha frontal contra la corrupción, pues las herramientas que promovemos, contradicen la fórmula de Klitgaard, al reducir la discrecionalidad del comprador, generando una mayor competencia y con mecanismos que promueven la transparencia y rendición de cuentas, reduciendo de manera importante la generación de espacios para la corrupción.

Visión de Largo Plazo: Si bien nos encontramos en la primera brecha o brecha inicial, hemos trazado una hoja de ruta que incluye 4 brechas:

Cuando veo la hoja de ruta, no puedo evitar sentirme como Moisés, porque creo que será bien difícil que llegue a ver la tierra prometida (llegar al final del camino); sin embargo, como dijo Confucio, "un viaje de mil millas empieza con el primer paso", y creemos que en PERÚ COMPRAS, ya lo hemos dado.